Im Wandel der Zeit: Ratsinformationen für alle

Seit 2014 nutzt Konstanz das Informationsportal „Allris“, in dem alle Sitzungstermine des Gemeinderats und anderer Gremien öffentlich einsehbar sind. Zusätzlich stellt die Stadt Sitzungsunterlagen und -protokolle online zur Verfügung. Das ist eine Besonderheit, sowohl im heutigen Städtevergleich als auch aus historischer Perspektive.

Früher wälzten die Stadträt:innen wahre Papierberge, doch seit 2024 gibt es in der Regel keine Papiervorlagen mehr. Heute arbeiten die gewählten Vertreter:innen des Gemeinderats nur noch mit digitalen Dokumenten. Die Stadt Konstanz setzt auf „digitale Transparenz“, wie es in einer städtischen Pressemitteilung heißt.

Aber zurück zu vergangenen Zeiten: Schon im 14. Jahrhundert wurden Entscheidungen, die die Stadt und damit ihre Bürger:innen betrafen, in sogenannten Ratssitzungen getroffen. Vermutlich fanden diese ersten dokumentierten Sitzungen hinter verschlossenen Türen statt. Das damalige Ratsgremium bestand ausschließlich aus Männern.

Die Anzahl der Ratsmitglieder war deutlich kleiner als heute, allerdings lebten in Konstanz damals auch deutlich weniger Menschen. Vermutlich einmal monatlich fanden die Sitzungen statt – Beratungen in Untergremien sind nicht überliefert. Damals gab es nur handschriftliche Dokumentationen und Informationen als Beratungsgrundlage, denn der Buchdruck war noch nicht erfunden und PCs in weiter Ferne.

Konstanz legt Wert auf transparente Information

Heute leben in Konstanz ca. 87.000 Menschen (Quelle: Konstanz in Zahlen, Stand: 31. 12. 2024). 40 Stadträt:innen und der Oberbürgermeister bilden zusammen den gewählten Gemeinderat, der nach intensiver Beratung Entscheidungen für die Stadt und ihre Einwohner:innen trifft. Sitzungsunterlagen stehen heutzutage digital zur Verfügung. Die Öffentlichkeit zu informieren und Transparenz über Beratungs-, Umsetzungs- und Entscheidungsprozesse zu schaffen, ist selbstverständliche und gelebte Praxis. Dabei legt die Stadt besonderen Wert darauf, den Bürger:innen möglichst alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die auch dem Gemeinderat als Entscheidungsgrundlage vorliegen. Informationen aus nichtöffentlichen Sitzungen, die die Ausnahme bilden sollten, gelangen nicht an die Öffentlichkeit.

Öffentliche Dokumente sind langfristig verfügbar, sodass jede:r in den Sitzungsvorlagen recherchieren kann. In der Regel sind diese Sitzungsunterlagen im „Allris“-Informationsportal ab dem Zeitpunkt online verfügbar, ab dem die Einladung zu einer Sitzung an die jeweiligen Teilnehmer:innen versandt wurde.

Von der Handschrift zum PC

Bis das möglich war, ist Konstanz einen langen Weg gegangen: Während in früheren Jahrhunderten zunächst nur für einen sehr kleinen Teil der Bevölkerung Einblicke in die handschriftlichen Ratsprotokolle und Unterlagen möglich waren, konnten die Bewohner:innen der Stadt sich im 20. Jahrhundert immerhin schon vor Ort im Rathaus zum aktuellen Stadtgeschehen informieren, Unterlagen einsehen und Entscheidungen nachvollziehen.

Mit dem Einzug der PCs in die Verwaltung 1988/89 wurde der erste Vorläufer des heutigen Ratsinformationssystems in Betrieb genommen. Das Programm „Kommunaler Sitzungsdienst“ diente einem kleinen Kreis von Verwaltungsmitarbeitenden zur Nachbereitung von Sitzungen und der Recherche.

Ende der 1990er-Jahre kam in Konstanz verwaltungsintern die Idee auf, die Einladung zur Gemeinderatssitzung sowie die entsprechenden Unterlagen im Internet auch für die Öffentlichkeit zuganglich zu machen. Die Nutzung war zunächst sperrig – sowohl für die Verwaltung als auch für die Öffentlichkeit: Die Unterlagen wurden manuell in ein Dateiverzeichnis geladen und später wieder gelöscht – Speicherplatz war kostbar. Eine digitale Recherche war für die Bürger:innen noch nicht möglich. Sehr schnell wurde klar: Es braucht ein strukturierteres Informationssystem, das Konstanz selber „baut“.

In den Jahren 2001 bis 2003 war die Geburtsstunde des „Ratsinformationssystems“ (RIS) gekommen. Es entstand in vielen Stunden Zusammenarbeit von der IT-Abteilung und der Geschäftsstelle Gemeinderat aus eigenen Mitteln. Je mehr Nutzungsmöglichkeiten – beispielsweise ein langfristiger Zugriff auf Dokumente oder Recherchemöglichkeiten – eingebaut wurden, desto komplexer wurde die Arbeit und neue Herausforderungen, wie die „Berechtigungsverwaltung“, waren zu bewältigen. 2004 ging das RIS dann online. Das selbst entwickelte System gab der Verwaltung die Möglichkeit, Vorlagen direkt im System zu erstellen, sodass sie für die Bürger:innen digital verfügbar waren.

Zehn Jahre „Allris“

Mittlerweile sind die Anforderungen an Software und Datensicherheit deutlich komplexer. Für die Entwicklung von Software und deren dauerhafte Aktualisierung sind erhebliche Ressourcen erforderlich. Deshalb hat die Stadtverwaltung 2014 vom „selbstgestrickten“ RIS auf eine nun auf dem Markt verfügbare Lösung umgestellt: Das „Allris-Informationsportal“. Im „Allris“ sind neben den Tagesordnungen von Sitzungen und den Sitzungsunterlagen viele weitere Informationen an einer Stelle zusammengeführt.

Beispielsweise sind die Mitglieder des Gemeinderates und deren Kontaktdaten abrufbar, der Gremienkalender kann tagesaktuell eingesehen werden und Bürger:innen können sowohl zu zurückliegenden als auch zu kommenden Sitzungen recherchieren.